Задачи и функции службы делопроизводства и материально-технического обеспечения

Задачи

  • материально-техническое обеспечение Главного управления;
  • обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащее содержание в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения Главного управления
Функции

Служба, в соответствии с возложенными на него задачами, обязана:

  • организовывать эксплуатацию автомобилей, проведение их технического осмотра, ремонтных работ и контроль за расходованием горюче-смазочных материалов;
  • вести складское хозяйство, осуществлять получение и выдачу материальных ценностей для работников Главного управления, их учет и распределение;
  • осуществлять организацию по работе и контролю архивного делопроизводства в Главном управлении;
  • вести и составлять номенклатуры дел Главного управления на год и описи дел постоянного срока хранения для сдачи в архив;
  • участвовать в подготовке проектов договоров по эксплуатации зданий и сдаче в аренду помещений;
  • обеспечивать выполнение мероприятий по подготовке зданий к работе в осенне-зимний период;
  • оформлять, вести учет и производить рассылку исходящих распорядительных документов, информации, форм статистической отчетности;
  • проводить разборку поступающей корреспонденции и информирование структурных подразделений Главного управления о поступивших материалах;
  • проводить экспедирование материалов, статистической отчетности в Белстат, Минский областной исполнительный комитет и другие органы государственного управления;
  • обеспечивать выдачу бланков строгой отчетности, осуществлять контроль за использованием бланочной продукции, составлять ежемесячно отчеты по авансовой книжке, осуществлять списание материальных ценностей;
  • выполнять копировально-множительные работы, обеспечивать контроль за использованием бумаги и других расходных материалов;
  • обеспечивать структурные подразделения Главного управления мебелью, хозяйственным инвентарем, канцелярскими товарами и расходными материалами;
  • участвовать в проведении процедур закупок товаров, работ (услуг) по договорам, ответственным за заключение которых является служба, в проведении переговоров при осуществлении капитальных и текущих ремонтов;
  • совместно с отделом финансов осуществлять подготовку расчетов по коммунальным и иным услугам при заключении соответствующих договоров;
  • участвовать в разработке проекта бюджета;
  • участвовать в разработке годового плана государственных закупок;
  • составлять и размещать в информационной системе «Тендеры» на сайте информационного республиканского унитарного предприятия «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен» в глобальной компьютерной сети Интернет годовой план государственных закупок, вносить в него при необходимости изменения;
  • изучать конъюнктуру рынка и определять продавца (поставщика, подрядчика), совместно с заинтересованными структурными подразделениями Главного управления;
  • подготавливать приглашения к участию в процедурах государственных закупок, конкурсные документы, представляемые участнику для подготовки предложений на участие в открытом конкурсе, электронном аукционе, сообщения и справки о результатах процедур государственных закупок;
  • обеспечивать достоверности, полноты и своевременности размещения (направления) информации о государственных закупках на официальном сайте (а при проведении электронного аукциона – на электронной торговой площадке), сообщения о результатах процедур государственных закупок;
  • участвовать в предварительных переговорах с известными поставщиками (подрядчиками, исполнителями) по процедуре закупки из одного источника;
  • совместно с другими ответственными лицами проводить процедуру закупки из одного источника;
  • подготавливать и организовывать проведение открытых, конкурсов, закрытых конкурсов, электронных аукционов, процедур запроса ценовых предложений (при участие заинтересованных структурных подразделений) в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь;
  • вести работу на электронной торговой площадке;
  • ежегодно проходить аккредитацию на электронной торговой площадке (продление срока действия сертификата открытого ключа электронной цифровой подписки);
  • организовывать проведение текущих и капитальных ремонтов зданий;
  • организовывать контроль:
    • за техническим обслуживанием электрического, сантехнического и теплового оборудования, инженерных сетей и коммуникаций
    • за эксплуатацией систем пожаротушения, охранной сигнализации, средств связи;
    • выполнением требований по охране труда и пожарной безопасности в структурных подразделениях Главного управления;
  • исполнять иные обязанности в соответствии с законодательством.

Версия для печати
220034, Минск, ул. Захарова, 31
Эл. почта: minsk@belstat.gov.by