Задачи и функции службы делопроизводства и материально-технического обеспечения


ЗАДАЧИ:

материально-техническое обеспечение Главного управления;

обеспечение хозяйственного обслуживания и надлежащее содержание в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и пожарной безопасности зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения Главного управления.

ФУНКЦИИ:

организовывать эксплуатацию автомобилей, проведение их технического осмотра, ремонтных работ и контроль за расходованием горюче-смазочных материалов;

вести складское хозяйство, осуществлять получение и выдачу материальных ценностей для работников Главного управления, их учет и распределение;

осуществлять организацию по работе и контролю архивного делопроизводства в Главном управлении;

вести и составлять номенклатуры дел Главного управления на год и описи дел постоянного срока хранения для сдачи в архив;

участвовать в подготовке проектов договоров по эксплуатации зданий и сдаче в аренду помещений;

обеспечивать выполнение мероприятий по подготовке зданий к работе в осенне-зимний период;

оформлять, вести учет и производить рассылку исходящих распорядительных документов, информации, форм статистической отчетности;

проводить разборку поступающей корреспонденции и информирование структурных подразделений Главного управления о поступивших материалах;

проводить экспедирование материалов, статистической отчетности в Белстат, Минский областной исполнительный комитет и другие органы государственного управления;

обеспечивать выдачу бланков строгой отчетности, осуществлять контроль за использованием бланочной продукции, составлять ежемесячно отчеты по авансовой книжке, осуществлять списание материальных ценностей;

выполнять копировально-множительные работы, обеспечивать контроль за использованием бумаги и других расходных материалов;

обеспечивать структурные подразделения Главного управления мебелью, хозяйственным инвентарем, канцелярскими товарами и расходными материалами;

участвовать в проведении процедур закупок товаров, работ (услуг) по договорам, ответственным за заключение которых является служба, в проведении переговоров при осуществлении капитальных и текущих ремонтов;

совместно с отделом финансов осуществлять подготовку расчетов по коммунальным и иным услугам при заключении соответствующих договоров;

участвовать в разработке проекта бюджета;

участвовать в разработке годового плана государственных закупок;

составлять и размещать в информационной системе «Тендеры» на сайте информационного республиканского унитарного предприятия «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен» в глобальной компьютерной сети Интернет годовой план государственных закупок, вносить в него при необходимости изменения;

изучать конъюнктуру рынка и определять продавца (поставщика, подрядчика), совместно с заинтересованными структурными подразделениями Главного управления;

подготавливать приглашения к участию в процедурах государственных закупок, конкурсные документы, представляемые участнику для подготовки предложений на участие в открытом конкурсе, электронном аукционе, сообщения и справки о результатах процедур государственных закупок;

обеспечивать достоверности, полноты и своевременности размещения (направления) информации о государственных закупках на официальном сайте (а при проведении электронного аукциона – на электронной торговой площадке), сообщения о результатах процедур государственных закупок;

участвовать в предварительных переговорах с известными поставщиками (подрядчиками, исполнителями) по процедуре закупки из одного источника;

совместно с другими ответственными лицами проводить процедуру закупки из одного источника;

подготавливать и организовывать проведение открытых, конкурсов, закрытых конкурсов, электронных аукционов, процедур запроса ценовых предложений (при участие заинтересованных структурных подразделений) в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь;

вести работу на электронной торговой площадке;

ежегодно проходить аккредитацию на электронной торговой площадке (продление срока действия сертификата открытого ключа электронной цифровой подписки);

организовывать проведение текущих и капитальных ремонтов зданий;

организовывать контроль:

за техническим обслуживанием электрического, сантехнического и теплового оборудования, инженерных сетей и коммуникаций,

за эксплуатацией систем пожаротушения, охранной сигнализации, средств связи;

выполнением требований по охране труда и пожарной безопасности в структурных подразделениях Главного управления;

исполнять иные обязанности в соответствии с законодательством.

Версия для печати
220034, Минск, ул. Захарова, 31
Эл. почта: minsk@belstat.gov.by